5. İzleme ve Sonuçlandırma
5.1. Program kapsamında yurt dışı eğitim etkinliğine katılacak kişilere en erken eğitim başlangıç tarihinden bir ay önce burs ve eğitim katılım ücreti desteği ödenir. Burs ve katılım ücreti ödemesi için, desteğe hak kazanan başvuru sahibi imzalı taahhütnameyi kendilerine e-posta ile bildirilecek süre içerisinde BİDEB Başvuru ve İzleme Sistemine yüklemelidir.
5.2. Yurt dışı için gerekli pasaport, vize, seyahat, sigorta işlemleri ile Milli Eğitim Bakanlığı ve varsa bağlı oldukları kuruluşlarla ilgili işlemlerin başvuru sahibinin kendisi veya velisi/vasisi tarafından yapılması gerekmektedir.
5.3. Uçak bileti desteği talep edilmesi halinde TÜBİTAK tarafından sağlanacaktır. Destek kararının açıklandığı tarihten önce kendi imkânları ile yurt dışına çıkmış bursiyerlere geriye dönük ödeme yapılmaz*. Uçak bileti işlemleri için http://seyahat.tubitak.gov.tr adresinden bilet talebinde bulunulmalıdır. Bilet işlemleri için seyahat.isleri@tubitak.gov.tr adresinden iletişime geçilmelidir.
5.4. Etkinlik sonrasında; izleme belgelerinin sisteme yüklenmesi ve ilgili belgelerin uygun bulunmasından sonra kişinin destek süreci sonuçlandırılır.
5.5. Yurt içinde veya yurt dışındaki başka bir kuruluştan bilimsel eğitim etkinliğine katılmak için maddi destek alınıyorsa başvuru esnasında, daha sonra destek alınmaya başlanması halinde destek alındığı tarihte BİDEB’e yazılı olarak bilgi verilmelidir. Bu durumda bursiyere verilecek aylık burs miktarı GYK’da yeniden değerlendirilir.
* Destek kararının açıklandığı tarihten önce kendi imkânları ile yurt dışına çıkan bursiyerlerin uçak biletinin ödenmesi hususu bursiyerin talep dilekçesi iletmesi halinde BİDEB Grup Yürütme Kurulu (GYK) tarafından değerlendirilir.