2214A bursu destek kararının açıklandığı tarihten itibaren en geç 12 ay içinde başlatılmalıdır. 12 ay içinde başlatılmayan burs ve destekler için hak talep edilememektedir. Panel Yönetim Sistemi (pys.tubitak.gov.tr) üzerinden indirilen Bursiyer Destek Üst Yazısı’nın imza altı alanında da bursun en geç hangi tarihe kadar başlatılabileceği belirtilmektedir.
Program kapsamında bursiyerlerin vize işlemleri yürütülmemektedir. Vize işlemleri ile bilgi verilmesi de söz konusu değildir. Vize işlemlerinin yürütülmesi tamamen bursiyerlerin sorumluluğundadır.
Vize işlemleri için destek üst yazısının onaylanmasının gerekmesi halinde bursiyerlerin destek üst yazıları ve dilekçeleri ile başvurmaları gerekmektedir.
Burs almaya hak kazananların çocuklarına, Burs Miktarı ve Ödeme Koşulları sekmesinde belirtilen şartları sağlaması halinde uçak bileti desteği verilmektedir.
Program kapsamında yalnızca aylık burs, bursiyerin kendisi dahil en fazla 3 kişi için uçak bileti desteği verilmektedir. Sağlık sigortası desteği sağlanmamaktadır.
2214/A Programı kapsamında yalnızca bursiyere aylık burs desteği ve kendisi ile talep edilmesi halinde eşi için uçak bileti desteği verilmektedir. Program kapsamında ev sahibi kurumlar tarafından talep edilen ücretler (laboratuvar vb. ücretleri) karşılanmamaktadır.
Bursiyer, destek kararının açıklanmasından itibaren on iki ay içinde kendisi ve en fazla üç kişi için uçak bileti talebinde bulunmalıdır. Bu süre içerisinde talepte bulunmayan kişilerin bilet desteğinden yararlanmaları mümkün değildir.
Bursiyerin eşi için ARBİS kaydı oluşturulmalıdır (çalışan/çalışmayan, ev hanımı dâhil). Ayrıca evlilik cüzdanın ilgili sayfaları ve eşin nüfus cüzdanı program mail adresine gönderilmelidir. Eşin sisteme kaydedilmesinin ardından seyahat başvuru sisteminden (seyahat.tubitak.gov.tr) başvuru oluşturulmalı ve seyahat birimi (seyahat.isleri@tubitak.gov.tr) ile iletişime geçilmelidir.
Bursiyerin şartları sağlayan çocuğu için ARBİS kaydı oluşturulmalıdır. Ayrıca bursiyerin vukuatlı nüfus kayıt örneği program mail adresine gönderilmelidir. Çocuğun sisteme kaydedilmesinin ardından seyahat başvuru sisteminden (seyahat.tubitak.gov.tr) başvuru oluşturulmalı ve seyahat birimi (seyahat.isleri@tubitak.gov.tr) ile iletişime geçilmelidir.
Bursiyerin annesi/babası/kardeşi için ARBİS kaydı oluşturulmalıdır (çalışan/çalışmayan, ev hanımı dâhil). Ayrıca bursiyerin vukuatlı nüfus kayıt örneği program mail adresine gönderilmelidir. Anne/baba/kardeşin sisteme kaydedilmesinin ardından seyahat başvuru sisteminden (seyahat.tubitak.gov.tr) başvuru oluşturulmalı ve seyahat birimi (seyahat.isleri@tubitak.gov.tr) ile iletişime geçilmelidir.
Sigortalı bakıcı için ARBİS kaydı oluşturulmalıdır. Ayrıca sigortalı bakıcının sigorta kaydına ilişkin belge ve sigortalı bakıcının nüfus cüzdanı program mail adresine gönderilmelidir. Sigortalı bakıcının sisteme kaydedilmesinin ardından seyahat başvuru sisteminden (seyahat.tubitak.gov.tr) başvuru oluşturulmalı ve seyahat birimi (seyahat.isleri@tubitak.gov.tr) ile iletişime geçilmelidir.
Başlama yazısı yurt dışı danışmanı tarafından imzalanmalı, antentli kâğıda hazırlanmalı, araştırma konusu içermeli ve bursiyerin yurt dışında araştırmalarına başladığını bildirmelidir.
Aylık Bilgilendirme Formu, araştırma başlangıç tarihinden itibaren her ayın son 10 günü içinde e-bideb sisteminde ilgili sekmeye yüklenmelidir.
Bursiyerin yurt dışındaki kurum ve yurt dışı danışman değişikliği talep etmesi halinde gerekçeli dilekçesi ve yeni kurum/yurt dışı danışmanından alınan davet mektubu birlikte BİDEB’e yapacağı başvuru, GYK tarafından değerlendirilir. Kurum değişikliği taleplerinin görüşülebilmesi için; mevcut yurt dışı danışmanının değişikliği onayladığına dair yazısı sunulmalı, yeni kurumun mevcut kuruma göre QS (Quacquarelli Symonds) veya THE (Times Higher Education) Dünya Üniversite Sıralaması çalışması kapsamında alan bazında daha yüksek sıralamada yer alması gerekmektedir. Kurum değişikliği bursiyerlik süresince bir defa gerçekleştirilebilir.
Bursiyerin yurt dışındaki kurum ve yurt dışı danışman değişikliği talep etmesi halinde gerekçeli dilekçesi ve yeni kurum/yurt dışı danışmanından alınan davet mektubu birlikte BİDEB’e yapacağı başvuru, GYK tarafından değerlendirilir. Kurum değişikliği taleplerinin görüşülebilmesi için; mevcut yurt dışı danışmanının değişikliği onayladığına dair yazısı sunulmalı, yeni kurumun mevcut kuruma göre QS (Quacquarelli Symonds) veya THE (Times Higher Education) Dünya Üniversite Sıralaması çalışması kapsamında alan bazında daha yüksek sıralamada yer alması gerekmektedir. Kurum değişikliği bursiyerlik süresince bir defa gerçekleştirilebilir.
Başvuru sırasında beyan edilen araştırma konusunun değiştirilmesi mümkün değildir. Bursiyer, burs almaya hak kazandığı başvuruda beyan ettiği araştırma konusunu çalışmak zorundadır.
Başvuru sırasında beyan edilen iş paketlerinde değişiklik yapılması için, bursiyerin gerekçeli dilekçesi ve yurt dışındaki danışmanın gerekçeli yazısı ile talepte bulunarak Grup Yürütme Kurulu’ndan onay alınması gerekmektedir.
Burs ödemelerinin yapıldığı banka hesabının değiştirilmek istenmesi halinde yeni banka hesap bilgilerinin e-bideb sistemi üzerinden (https://ebideb.tubitak.gov.tr/ibanKayit.htm) güncellenmesi gerekmektedir. Banka bilgilerinin doğru girilmesi ve aksi durumda burs ödemelerinde yaşanacak gecikmeler bursiyerin sorumluluğundadır.
Araştırmalar verilen destek süresinden önce tamamlanacaksa, dilekçe ve yurt dışındaki danışmanın araştırmanın erken tamamlanacağına dair imzalı yazısı ile talepte bulunarak Grup Yürütme Kurulu’ndan onay alınması gerekmektedir. Araştırmacının erken yurda dönüşü onaylanırsa, tarafına yapılan fazladan ödemenin TÜBİTAK hesabına iade edilmesi gerekmektedir.
Burs süresince Türkiye'ye zorunlu giriş yapılması halinde bursiyer, Türkiye'ye giriş yapmadan önce 2214A program mail adresine mail atarak giriş-çıkış yapacağını bildirmelidir. Bursiyer, araştırmasına devam etmek üzere yeniden yurt dışına çıktığında e-devletten alacağı yurda giriş-çıkış belgesini mail yolu ile iletmelidir.
Bursiyerin; burslu/burssuz süre uzatımı talep formu, yurt dışındaki danışmanın bursiyerin yurt dışında destek aldığı süre boyunca yaptığı çalışmaların özeti ve süre uzatma gerekçesini açıklayan yazısı, araştırmacı Türkiye’de çalışıyor ve izin süresi bitmiş ise çalıştığı kurum/kuruluştan izin yazısı ile talepte bulunarak Grup Yürütme Kurulu’ndan onay alınması gerekmektedir.
Burssuz süre uzatımı talebinin uygun görülmesi halinde verilen burssuz sürenin tamamının kullanılması zorunlu değildir. Bursiyerler burslu sürelerinin bitiminden itibaren burssuz süre uzatımı almış olsalar dahi Türkiye'ye dönebilmektedir. Ancak, burssuz ek süre Türkiye’ye dönüş yapıldıktan sonra sonuç raporunun teslim edilmesi için kullanılamaz.