Arama

• Faaliyet desteği çağrısına başvuran her kulüp, yetkinlik kriterleri, proje niteliği ve bütçe planlaması açısından değerlendirilecektir. Yetkin kulüplerinin seçilmesi için kulüplerden faaliyetlerini, teknik altyapılarını ve geçmiş çalışmalarını kanıtlayan belgeler sunmaları beklenmektedir.
• Başvurular, Danışma ve Değerlendirme Kurulu tarafından incelenecek ve aşağıdaki kriterlere kapsamında değerlendirilecektir.

Tablo 4: Faaliyet Desteği Genel Değerlendirme Kriterleri Tablosu 

• Faaliyet desteği almaya hak kazanan kulüplerin listesi, TÜBİTAK’ın resmî web sitesi üzerinden ilan edilecek ve kulüp yetkililerine e-posta ile bildirilecektir.
• Destek kazanan kulüp danışmanları ile e-imzalı sözleşmeler yapılacak ve belirlenen ödeme süreci başlatılacaktır.
• Destek kapsamında faaliyet yürütmesi onaylanan kulüplerin, etkinlik veya proje takviminde değişiklik yapmaları gerekiyorsa, bu durumu faaliyet tarihinden önce TÜBİTAK’a bildirmeleri zorunludur.
• Faaliyet desteği alıp belirtilen etkinliği veya projeyi gerçekleştirmeyen kulüpler, gelecek çağrı dönemlerinde destek başvurusundan men edilebilir. 
• Faaliyetini gerçekleştirmeyip desteğini kullanan kulüp hakkında belirtilen maliyet kalemleri üzerinden fatura beyanı yapamadığı takdirde hukuksal süreç başlatılır. 

• Faaliyet desteği almaya hak kazanan her kulüp, destek ödemesinin gerçekleşebilmesi için kulüp başkanı veya yetkilendirilmiş kulüp temsilcisi ile üniversitedeki danışman akademik sorumlu arasında e-imzalı bir sözleşme imzalamakla yükümlüdür.
• Sözleşme, faaliyetin amacı, bütçenin kullanım şekli ve harcamaların beyan süreci gibi temel hususları içerecek olup, aşağıdaki taraflar arasında dijital ortamda imzalanacaktır:
   
  • Danışman Akademisyen (Kulübün üniversite bünyesinde akademik gözetimini üstlenen öğretim üyesi)
  • Sözleşme, TÜBİTAK’ın ilgili çağrı sistemine yüklenerek resmi sürecin başlatılması için onay alınacaktır. E-imzalı sözleşmesi olmayan kulüplerin ödemeleri gerçekleştirilmeyecek ve faaliyet desteği iptal edilebilecektir.

Faaliyet İzleme

• Faaliyet desteği alan kulüplerin gerçekleştirdiği tüm faaliyetler, Milli Teknoloji Kulüpler Birliği ve TÜBİTAK tarafından düzenli olarak izlenecek ve faaliyet süreçlerinin planlandığı gibi ilerleyip ilerlemediği kontrol edilecektir.
• Desteklenen kulüpler, faaliyet süreci boyunca tüm harcamaları belgelendirmekle yükümlüdür.

Faaliyetlerin planlandığı şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediği, TÜBİTAK tarafından görevlendirilecek izleyiciler tarafından yerinde veya çevrim içi denetimlerle izlenecektir.

• Her faaliyet için, destek kapsamında belirlenen harcama kalemleri dışındaki harcamalar geçersiz sayılacak ve kulübün idari ve mali sorumluluğu doğacaktır.

   

Genel İzleme Kriterler

Desteklenen faaliyetlerin takibi aşağıdaki kriterlere göre yapılacaktır:

Tablo 5: Genel İzleme Kriterleri Tablosu

İzleme Süreci

• Ara Raporlama: Faaliyet sürecinde TÜBİTAK, kulüplerden ara raporlar talep edebilir.

• Yerinde veya Çevrim İçi Denetim: Belirli kulüpler rastgele seçilerek yerinde inceleme yapılabilir veya etkinlikleri çevrim içi olarak izlenebilir.

• Faaliyet tamamlandıktan sonra, kulüplerin TÜBİTAK Proje Takip Sistemine faaliyet raporlarını, harcama belgelerini ve faturalarını yüklemesi zorunludur. Faaliyet desteği alan kulüp yetkililerine fatura yükleme alanlarına ilişkin bilgilendirme e-posta üzerinden iletilecektir. 
• Harcama beyanı sürecinde kulüpler yalnızca destek kapsamında belirlenen üç ödeme kalemi için harcama beyanında bulunabilir. Destek kapsamı dışındaki harcamalar kabul edilmeyecek olup, fatura ve gider belgeleri TÜBİTAK tarafından incelenerek uygunluğu kontrol edilecektir.
• Faaliyet raporu ve harcama belgeleri incelendikten sonra, raporu uygun bulunan kulüplerin ödeme izleme süreçleri başarılı şekilde kapatılacaktır. Harcama raporunda usulsüzlük veya eksiklik tespit edilirse, ilgili kulüp gelecek destek programlarından men edilebilir ve hukuki yaptırımla karşılaşabilir.
• Beyan edilen harcamalar dışında yapılan harcamalar destek kapsamında değerlendirilmez ve ilgili kulüp mali ve hukuki sorumluluk taşır.
• Sonuç Raporu, etkinlik/proje çıktıları, harcamaların uygunluğu ve genel değerlendirme bölümlerinden oluşacaktır.
• Aldığı desteğin karşılığında faaliyetini gerçekleştirmeyen kulüpler veya alınan ödeneğin tamamını kullanamayan kulüpler, TÜBİTAK sistemleri üzerinden ödeneğin kalan kısmını TÜBİTAK’a geri aktarmakla yükümlüdür.

Tüm kulüplerin belirlenen raporlama ve denetim süreçlerine tam uyum sağlaması zorunludur.

Çağrı kapsamında faaliyet desteği almaya hak kazanan kulüpler, aşağıda belirtilen yükümlülüklere uymakla sorumludur. Tüm süreçler, TÜBİTAK ve Milli Teknoloji Kulüpler Birliği tarafından belirlenen ilke ve kurallar çerçevesinde yürütülecektir.

Başvuru ve Değerlendirme Sürecine İlişkin Yükümlülükler

• Üyelik başvurusu yapan kulüplerin, teknoloji ve teknoloji girişimciliği alanında faaliyet gösterdiğini somut verilerle kanıtlaması gerekmektedir.
• Faaliyet desteği başvurusu yapan kulüpler, teknik değerlendirme kriterlerine uygun, sürdürülebilir ve çağrı dönemi hedefleriyle örtüşen projeler sunmalıdır.
• Başvurular, Danışma ve Değerlendirme Kurulu (DDK) tarafından belirlenmiş kriterler doğrultusunda değerlendirilecek ve yalnızca uygun bulunan kulüpler destek almaya hak kazanacaktır.
• Kulüpler, destek başvurularında sundukları bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Yanlış beyan veya eksik belge tespit edilmesi halinde başvuru geçersiz sayılır ve kulüp destek programından men edilebilir.

Destek Kapsamı ve Ödeme Sürecine İlişkin Yükümlülükler

• Faaliyet desteği yalnızca üç ana ödeme kalemi için kullanılabilir:

1. Etkinlik Organizasyonu Ödemeleri (mekan, teknik ekipman, lojistik vb.)
2. Mentor ve Konuşmacı Ödemeleri (konaklama, ulaşım, danışmanlık ücretleri vb.)
3. Ar-Ge Proje Destek Ödemeleri (laboratuvar malzemeleri, yazılım, donanım vb.)

• Destek ödemeleri kulübün akademik danışmanıyla yapılacak sözleşme süreci sonrası avans olarak  kulüp başkanına veya yetkilendirilmiş temsilciye aktarılır.
• Kulüpler, harcama kalemleri dışında herhangi bir ödeme gerçekleştiremez.
• Ödeme sürecinde herhangi bir yönetim değişikliği olursa, ilgili bilgilerin en kısa sürede TÜBİTAK sisteminde güncellenmesi gerekmektedir.

Harcama Beyanı ve Mali Sorumluluklar

• Harcama beyanı, TÜBİTAK sistemine eksiksiz ve doğru bir şekilde yüklenmelidir.
• Destek kapsamında yapılan tüm harcamalara ait fatura ve belgeler TÜBİTAK sistemine yüklenmeli, eksik veya hatalı harcamalar düzeltilmelidir.
• Beyan dışı veya destek kapsamı dışındaki harcamalar geçersiz sayılacak ve ilgili kulüp idari, mali ve hukuki sorumluluk taşıyacaktır.
• Beyan dışı harcama gerçekleştiren kulüplerin harcama yetkilileri hakkında hukuki işlem başlatılacaktır.
• Yanlış veya usulsüz harcama tespit edilmesi halinde:
  • İlgili kulüp destek ödemesinden men edilebilir.
  • Beyan dışı harcama yapan kulüp yetkilileri hakkında hukuki işlem başlatılabilir.
  • Kulüp, gelecek çağrı dönemlerinden diskalifiye edilebilir.

İzleme, Sonuçlandırma ve Raporlama Yükümlülükleri

• Faaliyetlerin planlandığı şekilde ilerleyip ilerlemediği TÜBİTAK ve Milli Teknoloji Kulüpler Birliği izleyicileri tarafından denetlenecektir.
• Kulüpler, raporlama süreçlerini tamamlamakla yükümlüdür 
• İzleme sürecinde TÜBİTAK tarafından görevlendirilen izleyiciler, yerinde veya çevrim içi denetimler yapabilir.
• Raporlama sürecini tamamlamayan kulüplerin faaliyet desteği iptal edilebilir ve ilgili kulüp sonraki destek programlarından men edilebilir.